Klokkenluidersregeling VBWA B.V.
Vooraf
VBWA B.V. hecht veel waarde aan een goede klachtenregeling. Gemelde klachten worden zorgvuldig en vertrouwelijk door ons afgehandeld. Hiermee samenhangend is VBWA B.V. van mening dat ook medewerkers en personen van buiten de organisatie de mogelijkheid moeten hebben om zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden aan de orde te stellen. Iemand die gebruik maakt van deze klokkenluidersregeling kan de melding anoniem neerleggen bij de vertrouwenspersoon van VBWA B.V.
Gebruikte begrippen
De volgende begrippen komen in deze klokkenluidersregeling langs:
1. VBWA B.V.
De accountantsorganisatie VBWA B.V.
2. Medewerker
Alle aan VBWA B.V. verbonden werknemers, met inbegrip van directie en/of bestuursleden.
3. Externe derde
Een natuurlijk persoon of rechtspersoon niet zijnde VBWA B.V. of één van haar medewerkers.
4. Melder
Een natuurlijk persoon of rechtspersoon die een melding doet als bedoeld in deze klokkenluidersregeling.
5. Vertrouwenspersoon
Een natuurlijk persoon die door de directie van VBWA B.V. is aangesteld in het kader van deze klokkenluidersregeling. De directie van VBWA B.V. komt niet voor deze functie in aanmerking.
6. (Vermeende) onregelmatigheid
Een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot VBWA B.V. en/of haar medewerkers in verband met:
a. een (dreigend) strafbaar feit
b. een (dreiging van) het manipuleren of vernietigen van informatie over voornoemd feit
c. een (dreiging) van bewust onjuist informeren
d. een (dreigende) schending van wet- of regelgeving
e. een (dreigende) overtreding van binnen VBWA B.V. geldende (gedrags)regels
f. een andere situatie die naar het oordeel van de melder doorgegeven moet worden aan de vertrouwenspersoon.
Melding
1. Een medewerker of een externe derde die meent dat er sprake is van een (vermeende) onregelmatigheid kan een melding doen bij de vertrouwenspersoon.
2. De melding kan bij voorkeur via e-mail worden verstuurd naar drs. H.E.M. Daemen, b.deamen@vbwa.nl.
3. Ook is het mogelijk om de melding per brief te verzenden naar het postadres van VBWA B.V., t.a.v. de heer drs. H.E.M. Daemen.
4. Binnen vijf werkdagen na ontvangst van de melding bevestigt de vertrouwenspersoon de ontvangst van de melding aan de melder. In deze bevestiging reikt de vertrouwenspersoon ook de procedure en termijn aan, die gevolgd gaan worden bij de behandeling van de melding.
5. Na uiterlijk vier weken stelt de vertrouwenspersoon de melder op de hoogte van de maatregelen die zijn genomen en de verdere afhandeling van het traject. In de bijzondere situatie dat dit bericht niet binnen vier weken kan worden gedaan, laat de vertrouwenspersoon dit aan de melder weten. De vertrouwenspersoon geeft daarbij tevens aan binnen welke termijn de afhandeling alsnog zal plaatsvinden.
Afhandeling melding
1. De vertrouwenspersoon geeft de melding direct door aan de directie en de compliance officer van VBWA B.V.. De vertrouwenspersoon informeert de melder hierover.
2. Direct na ontvangst van de melding start de compliance officer van VBWA B.V. een onderzoek naar de (vermeende) onregelmatigheid.
3. De compliance officer is bevoegd om extern (juridisch) advies in te winnen wanneer hij dit nodig acht.
4. De compliance officer rapporteert zijn bevindingen schriftelijk aan de directie. Dit rapport bevat eveneens een advies over eventueel door de directie te nemen maatregelen.
5. Op het moment dat de directie van het advies wil afwijken, bespreekt zij dit met de compliance officer.
6. Wanneer de melding de compliance officer zelf betreft, zal de directie een onderzoek naar de (vermeende) onregelmatigheid (laten) starten.
Geheimhouding en bescherming
1. De melding vindt plaats onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid. Dat geldt ook voor de correspondentie over en de verdere behandeling van de melding.
2. Enkel de melder kan de vertrouwenspersoon, alleen schriftelijk, ontheffen van zijn geheimhoudingsplicht.
3. De directie van VBWA B.V. garandeert dat meldingen aan de vertrouwenspersoon op grond van deze klokkenluidersregeling, op geen enkele wijze van (negatieve) invloed zijn op het functioneren of de carrièremogelijkheden van de medewerker binnen VBWA B.V.
4. Wanneer de melder de melding rechtstreeks of via derden in de publiciteit brengt, kan dit de melder worden aangerekend door VBWA B.V.
VBWA B.V.
Veenendaal, 9 januari 2019